«Agency.OS a amélioré la structure et l’efficience de la planification de campagnes»

Monsieur Chandler, Monsieur Patella, vous travaillez tous les deux depuis deux ans avec Agency.OS. À quelles difficultés avez-vous été confrontés dans le cadre de la gestion de campagnes, qui ont pu être solutionnées grâce à Agency.OS?

Cesare Patella: Face à la complexité croissante des briefings et aux attentes accrues en matière de reporting, nous voulions disposer d’une solution permettant une réalisation efficiente des campagnes, de A à Z, depuis la planification jusqu’à la facturation.

Damian Chandler: Pour nous, le principal défi était la fragmentation. En tant qu’agence média à 360°, nous travaillons pour des clients de tous horizons, dans de nombreuses catégories et à travers de nombreuses filières ce qui génère une très grande complexité, également en termes de budget. Un outil de gestion centralisé dans lequel fusionnent tous les flux d’investissement et grâce auquel on peut à la fois les analyser et les gérer, constituait pour nous une prochaine étape importante de développement. 

Comment se sont déroulés l’implantation du nouvel outil et le soutien par la REMP au cours de ce processus?

Cesare Patella: Avec la REMP, nous avions un «sparring partner» très professionnel qui a compris rapidement et sans difficulté les besoins d’une agence média, et les a intégrés. Les retours du terrain ont été enregistrés, les adaptations ont pu être rapidement mises en place et les questions encore en suspens, clarifiées dans les meilleurs délais. 

Damian Chandler: C’est aussi ce que nous avons vécu. Le processus d’implantation a été intensif, instructif et couronné de succès. Comme nous comptions parmi les pionniers, nous avons dû, d’un côté, nous investir beaucoup au départ pour contribuer au développement de certaines fonctionnalités importantes de l’utilitaire, mais d’un autre côté, nous disposions d’une bonne marge de manœuvre pour adapter l’utilitaire à nos besoins. La REMP comprend parfaitement le marché publicitaire suisse et les besoins des agences. À ce titre, la proximité de la REMP avec le marché s’est révélée dans notre cas être un atout majeur; en effet, elle nous a permis de nous appuyer sur un soutien très intense, personnalisé et efficace. 

Quelles furent vos premières expériences lors de la mise en œuvre opérationnelle?

Damian Chandler: J’ai alors constaté toute la complexité de la structure d’arrière-plan de cet utilitaire. Mais c’est précisément celle-ci qui nous permet, entretemps, de restituer de manière automatisée l’univers complexe et fragmenté des médias et d’être ainsi nettement plus efficients au niveau opérationnel.

Cesare Patella: La première mise en œuvre opérationnelle fut un moment important pour transposer dans la pratique les procédures précédemment définies. Comme il fallait s’y attendre, il a fallu, au début, procéder à des adaptations supplémentaires. Certaines procédures ont dû être encore affinées. 

Quelles fonctions d’Agency.OS appréciez-vous particulièrement?

Cesare Patella: Nous apprécions particulièrement les fonctions permettant une manipulation plus rapide, par exemple télécharger des analyses Excel personnalisées, créer des plans de production, ainsi que les méthodes de travail reposant sur le web. D’une manière générale, bien entendu, également la représentation sans interruption de la planification, réalisation et facturation.

Damian Chandler: Nous apprécions les passerelles vers la totalité des plates-formes importantes. La fonction rapport est tout aussi précieuse: elle permet, en appuyant simplement sur une touche, d’analyser, sur la base des différentes dimensions de rapport, l’ensemble des investissements réalisés et cumulés.

Dans quelle mesure Agency.OS a-t-il modifié la planification et le déroulement de vos campagnes?

Damian Chandler: Au plan purement de la procédure, le déroulement des campagnes s’accompagne d’une étape supplémentaire: outre les procédures habituelles de réservation et les mises à jour des campagnes sur différentes plates-formes d’achat, il nous reste désormais à intégrer encore un outil à Agency.OS. Mais grâce aux API et autres solutions automatisées, le surcroît de travail reste cependant limité. Depuis que nous utilisons Agency.OS, nous constatons de nettes améliorations de la coordination interne. Nous avons pu également harmoniser et centraliser la gestion administrative et budgétaire des projets. Pour nos clients, nous sommes en mesure de suivre et d’optimiser de manière beaucoup mieux ciblée et plus fiable les accords passés avec les régies publicitaires. La coopération avec ces dernières est également devenue nettement plus efficiente.

Cesare Patella: Chez nous, la planification et le déroulement des campagnes ont surtout changé en termes de structure et d’efficience. Auparavant, la planification, l’achat d’espace et la facturation étaient répartis sur différents systèmes ou dans des fichiers Excel. Aujourd’hui, toutes les étapes sont visualisées de façon centralisée, ce qui facilite grandement une vue d’ensemble et réduit les problèmes d’interfaces. Nous aussi, bénéficions en interne d’une plus grande transparence de nos processus et d’une gestion uniforme de nos campagnes. Les tâches exécutées sont mieux traçables, les coordinations mieux structurées. Cela facilite la planification. 

Quelle importance ont les interfaces avec les jeux de données et les utilitaires de planification de la REMP pour votre entreprise?

Damian Chandler: Nous travaillons de manière intensive avec différents jeux de données de la REMP. Pour la planification et la mise en œuvre de campagnes presse, ces interfaces nous permettent de réaliser la totalité de la procédure sur un seul logiciel, depuis la planification jusqu’à la facturation en passant par l’achat d’espace.

Cesare Patella: Les interfaces vers les jeux de données et les utilitaires de planification revêtent pour nous une grande importance car elles ont une influence majeure sur la transparence et l’efficience. Sans interfaces solides, nous assistons rapidement à une rupture de média: les données doivent alors être saisies manuellement, harmonisées et contrôlées ce qui accroît le potentiel d’erreur et le temps passé.

Monsieur Chandler, Webrepublic utilise les interfaces vers des utilitaires tiers comme Google DV360, Meta Ad Manager et LinkedIn. Quelles expériences en avez-vous tirées? 

Damian Chandler: Le développement des API a été long et complexe. Entretemps, les réglages sont très stables et les procédures efficientes. Le fait que le système recherche toutes les cinq minutes, en arrière-plan, de nouvelles données et actualise une fois par jour les reportings constitue un gain énorme d’efficience. En outre, le fait que chaque collaborateur peut déposer ses propres authentifications rend les réglages tout à fait transparents et sécurisés, même en cas de changement de personnel. 

Quelles fonctions supplémentaires aimeriez-vous avoir dans Agency.OS?

Damian Chandler: L’extension continue des passerelles est sans nul doute une fonction importante qui doit être garantie à long terme. Notre environnement est en constante évolution et Agency.OS doit suivre.

Cesare Patella: Cela est pour nous également important. Sinon, nous ne voyons d’améliorations potentielles que dans des fonctions plutôt marginales qui pourraient fluidifier encore un peu plus le quotidien. À titre d’exemple: une extension des options de reporting et des tableaux de bords plus souples pourraient aider à préparer et analyser encore plus rapidement les données. 

Merci infiniment de toutes ces explications très intéressantes.